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WPS云文档共享文档及协作管理 使用方法

       ​在多人协作过程中,我们不仅需要关注文档的权限管理,还需要对文档的共享时效和协作开关进行灵活控制。WPS 云文档的「共享时效可掌握」和「协作开关随心开」功能,为我们提供了更加便捷和高效的协作体验。

       ​1. 访问链接有效期设置:在「高级设置」中,我们可以设置「访问链接的有效期」。除了永久有效外,还可以选择 7 天有效或 30 天有效。这样,在有效期过后,即使他人还有文档链接,也无法继续查看文档。这种灵活的有效期设置,方便我们根据实际需求控制文档的共享范围和时间,有效保护了文档的安全性。

       ​2. 协作开关随时关闭:如果我们想提前结束文档的共享,或者只想自己编辑文档,可以随时关闭「和他人一起编辑」的开关。关闭协作模式后,已加入分享的人会自动停止查看,文档仅自己可以编辑。这种随心开的协作开关,让我们在协作过程中更加灵活和自主,能够更好地满足不同的工作需求。

       ​3. 内容防复制与截图水印:为了进一步保护文档的内容安全,WPS 云文档还提供了「禁止查看者下载、打印、另存和复制内容」的功能。启用该功能后,他人在复制文档内容时,页面会提示没有操作权限,有效防止了文档内容被复制和抄袭。同时,我们还可以在「高级设置」中设置文档水印,将访客水印功能保持开启状态。这样,即使有人对文档进行截图,图上也会自动附上他们的账号水印。必要时,我们可以根据账号名称随时追踪截图者,进一步提高了文档的安全性。

       ​通过以上共享时效可掌握和协作开关随心开的功能,WPS 云文档为我们提供了更加灵活和安全的协作环境。无论是在团队协作还是个人创作中,都能让我们更加专注于工作本身,提高工作效率和质量。